Aktualisiert am 02. Okt 2025 • 7 Min. Lesezeit
Registrierkassenpflicht in Österreich:
einfach und verständlich erklärt
Fragst Du Dich, ob Du eine Registrierkasse brauchst?
Gerade für kleine Unternehmen, Marktstände oder Selbstständige wirken die gesetzlichen Vorgaben zur Registrierkassenpflicht oft kompliziert.
Aber keine Sorge – in diesem Beitrag erklären wir Dir einfach und verständlich, ab wann die Pflicht gilt, welche Ausnahmen es gibt und was passiert, wenn Du sie ignorierst. Mit praktischen Tipps und Beispielen aus dem Alltag!
Inhalt
Warum gibt es die Registrierkassenpflicht überhaupt?
Die Registrierkassenpflicht wurde 2016 in Österreich eingeführt. Ziel war es, Schwarzumsätze zu reduzieren und faire Bedingungen für alle Unternehmer*innen zu schaffen. Seitdem müssen bestimmte Betriebe ihre Bareinnahmen elektronisch erfassen und sichern.
Das klingt nach viel Bürokratie. Ist es aber nicht, wenn Du die Regeln kennst und die richtige Kasse verwendest.
Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?
Eine Registrierkasse ist verpflichtend, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:
- Dein Jahresumsatz beträgt mehr als 15.000 €
- Davon entfallen mindestens 7.500 € auf Barumsätze
Barumsätze sind nicht nur Münzen und Scheine, sondern auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte, Gutscheinen oder mobilen Bezahllösungen.
Praxisbeispiele:
- Marktstand Hannes: 40.000 € Umsatz, fast alles bar → Registrierkassenpflicht.
- Mobile Masseurin Lisa: 20.000 € Umsatz, aber nur 4.000 € bar → keine Pflicht, da Barumsatz unter 7.500 €.
- Hofladen Karl: 12.000 € Umsatz, davon 9.000 € bar → keine Pflicht, da Gesamtumsatz unter 15.000 €.
- Friseurin Anna: Jahresumsatz 25.000 €, davon 90 % bar → Registrierkassenpflicht.
Du bist nicht sicher, ob Du unter die Registrierkassenpflicht fällst? Sprich mit Deiner Steuerberatung. Dein Steuerberater oder Deine Steuerberaterin kennen Dein Unternehmen und wissen, worauf es ankommt.
Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?
Damit Deine Kasse finanzamtkonform ist, musst Du einige Pflichten erfüllen:
- Einzelaufzeichnungspflicht (§ 131 BAO):
Jeder Umsatz muss einzeln erfasst werden. - Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO):
Jede Kundin und jeder Kunde bekommt einen Beleg, ausgedruckt oder digital zugestellt. - Sicherung & Signaturpflicht (RKSV):
Alle Daten müssen gegen Manipulation gesichert sein. - Jahresbeleg (bis 15. Februar prüfen):
Am Anfang jeden Jahres muss der Jahresbeleg geprüft werden.
Gut zu wissen: Bei kassello ist das Signaturzertifikat in allen Preisen bereits inklusive. Der Jahresbeleg kommt per E-Mail und ist als Download in der Kasse verfügbar.
Hinweis: Alle Angaben Stand Oktober 2025. Änderungen durch Gesetzesnovellen möglich.
Anmeldung der Kasse beim Finanzamt
Das sind Deine Schritte:
- Registrierkasse auswählen und anschaffen
- Signaturzertifikat aktivieren
- Startbeleg erstellen
- Online-Meldung in FinanzOnline durchführen
- Startbeleg prüfen
So funktioniert’s bei kassello:
Zum Video: Inbetriebnahme kassello.
Der Jahresbeleg und andere Pflichtbelege
Neben den täglichen Belegen gibt es spezielle Prüfberichte, die eine Kasse zur Verfügung stellen muss:
- Monatsbelege: Die Monatsbelege trennen die Monate buchhalterisch voneinander.
- Jahresbeleg: Zum 31. Dezember muss Deine Kasse einen Jahresbeleg erstellen. Es ist ein „Nullbeleg“, der Deine Umsätze verschlüsselt im QR-Code enthält.
Wichtig: Der Jahresbeleg muss bis spätestens 15. Februar des Folgejahres in FinanzOnline geprüft werden. Du musst ihn außerdem aufbewahren (digital oder auf Papier).
Unser Service: Du bekommst jedes Jahr eine Nachricht mit einer Erinnerung, dem Jahresbeleg sowie einer Beschreibung zur Handhabung von uns.
"Monatsbelege werden in kassello automatisch erstellt und die Buchhaltung funktioniert reibungslos" sagt Wolfgang Seeberger von www.roadfun.at
Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
Nicht jeder Betrieb muss eine Registrierkasse haben – auch wenn die Umsätze hoch sind.
Zu den Ausnahmen zählen:
- Kleinunternehmer unter den Umsatzgrenzen (unter 15.000 € bzw. 7.500 € Barumsatz)
- Bestimmte Vereine (z. B. kleine Feste oder Veranstaltungen)
- Mobile Verkaufstätigkeiten im Freien (z. B. Maroni-Verkäufer), wenn der Umsatz pro Verkaufstag 30.000 € nicht übersteigt
- Sonderregelungen für Alm-, Forst- und Buschenschankbetriebe
Es lohnt sich also, mit Deiner Steuerberatung genau zu prüfen, ob Du betroffen bist.
Warum eine Registrierkasse auch ohne Pflicht sinnvoll ist
Vielleicht liegst Du aktuell unter der Grenze und denkst: „Dann brauche ich ja keine Registrierkasse.“ – Das stimmt. Aber: Eine Kasse bringt Dir auch dann viele Vorteile.
- Bessere Übersicht: Du siehst jederzeit, wie viel Du wirklich umgesetzt hast und behältst Deine Finanzen im Griff.
- Einfache Buchhaltung: Alle Einnahmen sind sauber dokumentiert. Das spart Zeit und Nerven bei der Steuer.
- Früherkennung: Wenn Du Dich dem Grenzwert näherst, merkst Du es sofort. Keine bösen Überraschungen beim Finanzamt.
Nahtlos umsteigen: Bei kassello kannst Du im kostenlosen Testmodus starten, ganz ohne Risiko. Sobald Du die Umsatzgrenze überschreitest, wird Deine Testkasse mit wenigen Klicks zur gesetzeskonformen Registrierkasse.
So bist Du vorbereitet, wenn Dein Geschäft wächst und es bricht keine Panik aus, weil Du plötzlich schnell eine Kasse brauchst.
Was passiert bei Verstößen?
Wer die Registrierkassenpflicht ignoriert, riskiert empfindliche Strafen.
- Für die Nichtverwendung einer vorgeschriebenen Registrierkasse drohen Geldstrafen von bis zu 5.000 €.
- Auch fehlende Belege oder ein nicht geprüfter Jahresbeleg können teuer werden.
- Bei Vorsatz und systematischen Verstößen kann es sogar zu steuerstrafrechtlichen Konsequenzen kommen.
Beispiel: Ein Café mit 50.000 € Barumsatz ohne Registrierkasse kann nicht nur Bußgelder kassieren, sondern gerät auch ins Visier einer Betriebsprüfung.
Spar Dir den Stress, es lohnt sich nicht!
Wie Pilates Studio Besitzerin Suha Aberer die Kassenpflicht gemeistert hat
Unsere Kundin Suha führt ein Pilates Studio in Vorarlberg und hat sich damit ihren Traum erfüllt. Anfangs hatte sie Angst vor der Registrierkassenpflicht – Paragraphen, FinanzOnline, Belege … das klang kompliziert.
Mit kassello hat sie gemerkt: Es geht auch einfach.
- Anmeldung beim Finanzamt? Hat ihre Steuerberatung erledigt.
- Jahresbeleg? Kommt von allein.
- Kundenbons? In wenigen Augenblicken erstellt.
Heute sagt Suha: „Ich konzentriere mich auf meine Kund*innen – Kasse und Buchhaltung laufen nebenbei.“
Suhas ganze Geschichte: Jetzt lesen.
Tipps für die Praxis: So bleibst Du finanzamtkonform
Mach es gleich richtig:
- Grenzen im Blick behalten: Prüfe regelmäßig, ob Du die Umsatzschwellen überschreitest.
- Kasse rechtzeitig anmelden: Am besten sofort nach Anschaffung über FinanzOnline.
- Belege aufbewahren: Elektronisch oder auf Papier – Hauptsache nachvollziehbar.
- Software wählen, die alles abdeckt: Ein gutes Kassensystem nimmt Dir viel Bürokratie ab.
Mit kassello bist Du auf der sicheren Seite:
- Signaturzertifikat für bis zu 10.000 Belege pro Jahr in den Preisen bereits integriert.
- Monats- und Jahresbelege werden automatisch erstellt.
- Finanzamtkonform vom ersten Tag an. Zum Video: Inbetriebnahme kassello.
Fazit: Gesetz einhalten – ohne Stress
Die Registrierkassenpflicht in Österreich klingt kompliziert, ist aber überschaubar, wenn man die Regeln kennt: Umsatzgrenzen beachten, Kasse anmelden, Belege ausstellen und den Jahresbeleg prüfen.
Mit kassello musst Du Dich nicht selbst durch Paragraphen wühlen: Deine Kasse ist nach der Inbetriebnahme von Anfang an finanzamtkonform, gesetzeskonform und einfach zu bedienen.
Kostenloser Test ohne Risiko oder Kreditkartenzwang
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Häufige Fragen
Muss ich meine Registrierkasse beim Finanzamt anmelden?
Ja, die Anmeldung erfolgt über FinanzOnline. Dafür hast Du 7 Tage nach Inbetriebnahme der Kasse mit Signaturzertifikat Zeit.
Was ist der Jahresbeleg?
Ein Pflichtbeleg zum 31.12., der dem Finanzamt gemeldet werden muss. Das ist zu tun: Jahresbeleg prüfen.
Gibt es Strafen, wenn ich keine Kasse habe?
Ja, bis zu 5.000 € Geldstrafe sind möglich.
Zählt Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja, alle Zahlungen außer Banküberweisung gelten als Barumsatz. Die wirtschaft berichtet: Jetzt lesen.
Kann ich kassello auch nutzen, wenn ich noch nicht verpflichtet bin?
Ja, das ist sogar empfehlenswert: Du behältst den Überblick und kannst mit kassello kostenlos im Testmodus starten.
Wie kann ich mit kassello starten?
- Zum Video: Schnellstartanleitung.
- Zum Video: Inbetriebnahme-Schritte.
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