Aktualisiert am 25. Nov 2025 • 6 Min. Lesezeit

DEP, Registrierkasse & RKSV:
Wie moderne Kassen rechtliche Anforderungen erfüllen

Wenn Du Dich zum ersten Mal mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) beschäftigst, wirkt vieles kompliziert: DEP, Signaturzertifikat, Startbeleg, Nullbeleg, Belegkette.

Aber keine Sorge – dahinter steckt ein System, das man sehr gut verstehen kann, wenn man es in einfachen Worten erklärt.

In diesem Beitrag erfährst Du:

was das DEP ist,
wie die Unveränderbarkeit von Belegen technisch sichergestellt wird,
was bei Internet- oder Signaturausfall passiert,
welche Funktionen gesetzlich vorgeschrieben sind,
wie kassello diese Anforderungen erfüllt,
was Du für Prüfungen durch das Finanzamt wissen solltest.

Alles klar, verständlich und ohne Fachchinesisch.

Was ist das DEP? – Das „Tagebuch“ Deiner Registerkasse

DEP bedeutet Datenerfassungsprotokoll. Es gibt ein DEP7 und ein DEP131.

Das DEP7 ist ein Protokoll im Format JSON, welches bei einer Prüfung durch das Finanzamt verlangt wird. kassello stellt Dir die Daten direkt in Deinem Kassenzugang zur Verfügung. Alles nachvollziehbar, immer griffbereit.

Du kannst es Dir wie ein Tagebuch vorstellen, in dem Deine Kasse jeden Beleg einzeln aufschreibt.

Für jeden Kassenvorgang speichert das DEP:

Datum und Uhrzeit
welchen Beleg es gab
welchen Betrag Du kassiert hast
die Kassen-ID
die Belegnummer
den Signaturwert
die Verbindung zur vorherigen Signatur (Belegkette)

So entsteht ein vollständiges, chronologisches Protokoll.

Unterschied DEP131 zu DEP7:

Während DEP7 im JSON-Format vorliegt und nur mit der Software des Finanzamts lesbar ist, enthält DEP131 auch weitere Informationen wie Produktbezeichnungen und Mengen, die für Prüfzwecke benötigt werden, und kann auch in anderen Formaten vorliegen.

Wie wird das DEP unveränderbar gemacht? – Die Signaturkette erklärt

Die RKSV verlangt, dass alle Belege unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.

Damit niemand heimlich Beträge ändern kann, wird eine sogenannte Signaturkette erzeugt.

Bei jedem Beleg passiert Folgendes:

1. Er bekommt eine digitale Signatur (eine Art kryptografischer Fingerabdruck)
2. Diese Signatur enthält auch einen Hash des vorherigen Belegs
3. Dadurch hängen alle Belege wie eine Kette zusammen

Wenn später jemand versucht, einen Beleg zu verändern:

die Kette reißt
die Signatur passt nicht mehr
der Manipulationsversuch wäre sofort sichtbar

So ist sichergestellt, dass das DEP unveränderbar, lückenlos und prüfbar bleibt.

Wie funktioniert das Signaturzertifikat? – Ohne Hardware, ohne Aufwand

kassello verwendet Cloud-Signaturzertifikate der Firma A-Trust.

Das bedeutet:

Du brauchst keinen Stick, keinen Dongle und keine Smartcard
Die Signatur wird automatisch online erstellt
Die Kasse funktioniert auf Handy, Tablet oder Computer
Die Gültigkeit des Zertifikats wird laufend überwacht

Du musst Dich um nichts kümmern – die Signatur läuft im Hintergrund, bei jedem Beleg.

Was passiert bei einem Internetausfall?

Für die Signatur braucht die Kasse eine aktive Internetverbindung.

Wenn diese kurz ausfällt, passiert Folgendes:

kassello zeigt eine klare Fehlermeldung
es können im Moment keine elektronischen Belege erstellt werden
Du darfst vorübergehend handgeschriebene Belege ausstellen
sobald das Internet wieder funktioniert, kannst Du diese Belege nachtragen
(mit Hinweis auf die Störung)

Gut zu wissen: Wenn die Kasse länger als 48 Stunden nicht funktioniert, musst Du sie in FinanzOnline vorübergehend außer Betrieb melden.

Was passiert bei einem Signaturfehler?

Wenn die Signatur kurz nicht erreichbar ist, wird der Beleg dennoch erstellt – aber mit Hinweis.

Auf dem Beleg steht dann:
„A-Trust Signatur war nicht erreichbar.“

Dieser Hinweis ist gesetzlich vorgesehen und erlaubt.
Er zeigt Prüfern, dass ein Verbindungsproblem vorlag und kein Manipulationsversuch.

Sind alle diese Pflichtfunktionen auch in der Basis-Version von kassello enthalten? – Ja.

Für die RKSV ist wichtig, dass eine Kasse bestimmte Funktionen haben muss.

Bei kassello sind alle gesetzlichen Anforderungen bereits in der Basis-Version enthalten:

Belegerstellung
digitale Signatur
komplette Belegkette
DEP7 Export
Startbeleg
Monatsbeleg
Jahresbeleg
Schlussbeleg
Nullbeleg
Einzelaufzeichnungspflicht
7-jährige Aufbewahrung der Daten

Die Plus-Version enthält zusätzliche Komfortfunktionen, aber keine Pflichtfunktionen, die eine gesetzeskonforme Kasse braucht.

Wurde kassello geprüft? – Ja, mehrfach.

Eine offizielle Zertifizierung ist rechtlich nicht vorgesehen.

Trotzdem lassen viele Anbieter – so wie wir – ihre Kassen prüfen.

kassello wurde:

von einem unabhängigen österreichischen Gutachter (Erich Freitag) überprüft
mehrfach im Zuge realer DEP7- und DEP131-Prüfungen bestätigt
von zahlreichen Betrieben ohne Beanstandung im Prüfungsfall eingesetzt

Für Unternehmen, die eine interne Dokumentation benötigen, gibt es:

die E131 Erklärung, die die wichtigsten technischen Eckpunkte zusammenfasst

Wie läuft die Registrierung bei FinanzOnline ab?

Die Anmeldung der Kasse muss einmalig in FinanzOnline erfolgen.

Die Anmeldung kannst Du selbst machen oder Deine Steuerberatung um Hilfe bitten.

Du benötigst:

1. Signaturzertifikat (in kassello hinterlegt)
2. Kassen-ID
3. Startbeleg
4. XML-Dateien

kassello stellt Dir alle diese Daten im Kassenzugang zur Verfügung. Der gesamte Vorgang dauert in der Regel 5–10 Minuten.

So funktionierts: Registrierkasse beim Finanzamt anmelden.

Wo werden die Daten gespeichert? – Sicher und langfristig

Alle Belege und das DEP bleiben im Kassenzugang gespeichert – solange Du Deinen Zugang nicht löscht.

Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt:

7 Jahre Speicherdauer
Die Datenerfassungsprotokolle (DEP7 und DEP131) müssen regelmäßig heruntergeladen und extern gesichert werden

Mehr lesen: Bedienungsanleitung Registrierkasse – das solltest Du wissen.

Fazit

Wenn Du eine Kasse suchst, die gesetzlich alle Anforderungen erfüllt, aber leicht verständlich bleibt, bist Du bei kassello richtig.

Probiere die Kasse einfach selbst aus – am Handy, Tablet oder Computer.

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